Čas. Je to tá jediná vec, ktorú si za peniaze nekúpime. Čas sú totiž peniaze. A často veľa toho nášho cenného času trávime obavami, že nemáme dosť priestoru na dosiahnutie cieľov, splnenie úloh a dodržanie termínov pre rôzne projekty.

Time manažment je vedomé plánovanie a využitie nášho času tak, aby sme boli schopní efektívnejšie pracovať na našich úlohách a byť produktívnejší v našich projektoch. Vedieť efektívne využívať svoj čas je nie len užitočné ale často vyžadované v práci, či na projekte a mal by byť silnou stránkou napríklad každého projektového manažéra – schopnosť stanoviť ciele, určiť priority úloh a delegovať ich, dodržať rôzne termíny a harmonogram.

Time manažment v praxi teda znamená naplánovať a vykonávať aktivity tak, aby sme pri nich vedome kontrolovali čas, ktorý nimi strávime. Cieľom je zvýšiť efektívnosť a produktivitu. Time manažmentu môže pomáhať celý rad zručností, nástrojov a techník používaných na organizovanie času pri plnení konkrétnych úloh, projektov a cieľov tak, aby boli v súlade s deadlinom. Zvyčajne je nevyhnutnosťou pri každom kroku projektu, pretože určuje čas a rozsah dokončenia projektu. Je tiež dôležité pochopiť, že existujú rôzne technické aj štrukturálne rozdiely v time manažmente, hlavne kvôli zmenám v kultúrnych koncepciách času.

Medzi hlavné témy time manažmentu patria:

• Vytváranie prostredia vedúceho k efektívnosti
• Stanovenie priorít
• Proces súvisiaci so znižovaním času stráveného na veciach, ktoré nie sú prioritou
• Realizácia cieľov

Ako napovedajú predchádzajúce riadky, zručnosti v oblasti time manažmentu sú extrémne dôležité pre efektívnejšiu prácu, zlepšenie kvality práce, realizovanie projektov včas, zníženie stresu a zlepšenie rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom. Všetky tieto výsledky môžu viesť k zvýšeniu príležitostí a produktivity vo vašej kariére, ako aj vo vašom osobnom živote. Ak neprevezmete kontrolu nad svojím časom a nezefektívnite ho, môžete zažívať opačné výsledky.

Riziká neefektívneho time manažmentu:

• Znížená produktivita
• Zmeškané termíny/deadliny
• Nižšia kvalita práce
• Vyšší stres a úzkosť
• Menšia rovnováha medzi pracovným a súkromným životom

Akými nástrojmi môžeme teda zlepšiť náš time manažment?

Jedným zo spôsobov je napríklad stanovenie cieľov pomocou SMART

SMART je efektívny nástroj, ktorý poskytuje zrozumiteľnosť, zameranie a motiváciu, ktorú potrebujete na dosiahnutie svojich cieľov. Môže tiež zlepšiť vašu schopnosť dosiahnuť ich tým, že vás povzbudí, aby ste definovali svoje ciele a stanovili deadline. Ciele SMART sú ľahko použiteľné pre kohokoľvek a kdekoľvek, bez potreby špeciálnych nástrojov alebo školenia. Cieľom tohto nástroja je priblížiť štruktúru a sledovateľnosť vašich osobným cieľoch. Toto cvičenie vám pomôže vytvoriť overiteľné trajektórie smerom k určitému cieľu, s jasnými medzníkmi a odhadom dosiahnuteľnosti cieľa.

SMART je teda skratka, ktorú môžete použiť na stanovenie cieľov. Každý z nich by mal byť taký, aby bol jasný a dosiahnuteľný:

• Specific – špecifický (jednoduchý, zreteľný, významný)
• Measurable – merateľný (zmysluplný, motivujúci)
• Achievable – dosiahnuteľný (dohodnutý, realistický)
• Relevant – relevantný (primeraný, realistický, založený na výsledkoch)
• Time bound – časovo obmedzený (časovo založený, nákladovo obmedzený).

SMART Cieľ – špecifický

Konkrétne ciele majú podstatne väčšiu šancu na ich splnenie. Aby bol cieľ špecifický, musíme zvážiť päť otázok „W“ (z angl. who, what, where, when, why):

• Kto: Kto je zapojený do tohto cieľa?
• Čo: Čo chcem dosiahnuť?
• Kde: Kde sa má tento cieľ dosiahnuť?
• Kedy: Kedy chcem dosiahnuť tento cieľ?
• Prečo: Prečo chcem dosiahnuť tento cieľ?

SMART Cieľ – merateľný

Cieľ musí mať nejaké kritériá na meranie pokroku. Ak neexistujú žiadne kritériá, nebudete môcť určiť svoj pokrok a to či sme na správnej ceste k dosiahnutiu svojho cieľa. Ak chcete cieľ zmerať, opýtajte sa sami seba:

• Koľko / ako veľa?
• Ako zistím, či som dosiahol svoj cieľ?
• Aký je môj ukazovateľ pokroku?

SMART Cieľ – dosiahnuteľný

Cieľ musí byť dosiahnuteľný. Toto vám pomôže zistiť, aká cesta vedie k jeho realizovaniu a teda pracovať na jeho dosiahnutí. Dosiahnuteľnosť cieľa by mala byť dostatočne ďaleká, aby ste cítili výzvu, ale zároveň by mala byť dostatočne dobre definovaná, aby ste ho mohli skutočne dosiahnuť. Opýtajte sa sami seba:

• Mám zdroje a schopnosti na dosiahnutie cieľa? Ak nie, čo mi chýba?
• Urobili to iní predtým úspešne a môžem sa od nich poučiť?

SMART Cieľ – relevantný

Cieľ musí byť realistický, aby sme sa k nemu dokázali prepracovať vzhľadom na dostupné zdroje a čas. Pravdepodobne tomu tak aj je, ak si myslíte, že sa dosiahnuť dá. Opýtajte sa sami seba:

• Je cieľ realistický a je na dosah?
• Je cieľ dosiahnuteľný vzhľadom na čas a zdroje?
• Ste odhodlaný dosiahnuť tento cieľ?

SMART Cieľ – časovo obmedzený

Cieľ SMART musí byť časovo ohraničený a teda má svoj začiatočný a konečný dátum. Ak cieľ nie je časovo obmedzený, nebudeme pociťovať zmysel pre naliehavosť, a teda klesne aj naša motivácia na dosiahnutie tohto cieľa. Opýtajte sa sami seba:

• Má môj cieľ konečný termín?
• Kedy chcete dosiahnuť svoj cieľ?

Toto je len jedno z cvičení, ktoré môžete použiť na zefektívnenie svojho time manažmentu. Ideálne odporúčame si odpovede zapisovať tzv. metódou pero a papier. Dobrý time manažment je dôležitý pri triviálnostiach ako plánovanie kávy s kamarátmi, až po dôležité schôdzky v práci. Nie nadarmo máte pocit, že úspešní ľudia majú dni dlhšie o 12 hodín ako vy, pretože stíhajú dvakrát toľko aktivít. Prezradíme vám tajomstvo, nemajú, len si svoj čas vedia lepšie zorganizovať.

Autor: tím topcoach